Chaque personne tirée reçoit un lien personnel pour s'inscrire au tarif normal. Remettez en jeu les places libérées, puis déclarez les tirages terminés.
L'envoi des invitations prévient les candidats tirés au sort. Chacun reçoit un email avec un lien personnel pour s'inscrire et payer avant une date limite. Vous remettez ensuite en jeu les places non utilisées, puis vous déclarez les tirages terminés.
Envoyer les invitations
Sur la page des candidatures du tirage, cliquez sur Tirages.
Sur le tirage À envoyer, cliquez sur Envoyer les invitations.
Vérifiez le délai affiché, par exemple Délai pour s'inscrire : 72 heures, et la date limite des premiers liens. Ce délai est celui des réglages du tirage.
Cliquez sur le bouton Envoyer, suivi du nombre d'invitations. Le message Envoi lancé indique combien de personnes sont invitées, et combien sont écartées.
Chaque personne tirée reçoit sa propre invitation, au tarif normal de la course. Dans un groupe, chaque membre s'inscrit et paie avec son lien. Une personne déjà inscrite à l'événement, ou qui a déjà une invitation en cours, est écartée : sa place reste disponible pour un prochain tirage.
Les invitations partent par vagues, au rythme de 500 par heure. Le délai court pour chacun à partir de la réception de son lien, et la date limite figure dans son email. Une personne qui a commencé son inscription avant la date limite dispose d'une heure pour la terminer.
Le lot d'invitations apparaît aussi dans Invitations, avec un lien vers le tirage au sort de la course. Vous pouvez y renvoyer un lien avec Prévisualiser et renvoyer…, le copier avec Copier le lien ou le Révoquer.
Suivre les réponses
Dans Tirages, chaque tirage envoyé affiche le nombre d'invitations parties et la fin estimée de l'envoi, puis son bilan : invitations en cours, inscrites, refusées et expirées.
Sur la page des candidatures, la colonne Tirage donne le statut de chaque personne : Tirée, Invitée, Inscrite, Refusée, Expirée ou Écartée.
Remettre en jeu les places libérées
Une invitation refusée ou expirée libère sa place. La place est remise en circulation, mais elle n'est pas réattribuée automatiquement.
Le bouton de tirage indique alors le nombre de places libérées, par exemple Tirer 3 places de plus. Cliquez dessus pour tirer parmi les candidatures pas encore tirées.
Envoyez les invitations de ce nouveau tirage comme celles du premier.
Déclarer les tirages terminés
Quand vous n'avez plus de tirage à faire, ouvrez Tirages. Dans Fin des tirages, cliquez sur Déclarer les tirages terminés.
La fenêtre indique combien de candidats non tirés seront prévenus, et quand la course rouvrira au public. Confirmez avec Déclarer terminés.
Chaque candidat jamais tiré reçoit une seule fois l'email « Pas de place cette fois ». Plus aucun tirage n'est possible.
Après la fin des tirages, la course reste fermée au public jusqu'à l'expiration de la dernière invitation en cours, ou jusqu'à ce que toutes soient utilisées ou refusées. Elle rouvre ensuite selon ses dates d'inscription et son stock.
Le message « Tirage clos sans invitation » s'affiche
Toutes les personnes tirées étaient déjà inscrites à l'événement ou avaient déjà une invitation en cours. Leurs places restent disponibles : lancez un nouveau tirage.
Une personne tirée apparaît « Écartée »
Survolez son statut : le message indique si elle était déjà inscrite à l'événement ou si elle avait déjà une invitation en cours. Elle ne reçoit pas de nouvelle invitation, et sa place compte dans les places à tirer.
Un candidat tiré dit ne pas avoir reçu son email
Les invitations partent par vagues de 500 par heure : vérifiez dans Tirages que l'envoi est terminé. Invitez-le aussi à regarder dans ses courriers indésirables.
Vous pouvez lui renvoyer son lien depuis Invitations, avec Prévisualiser et renvoyer….
Le message « La course n'accepte pas d'invitation » s'affiche à l'envoi
La course est désactivée, déjà courue ou sans page publique. Réessayer n'y change rien : activez la course, puis relancez l'envoi. Le tirage reste À envoyer en attendant.
Le bouton « Déclarer les tirages terminés » est grisé
Le message sous le bouton donne la raison. Disponible après l'envoi des invitations d'au moins un tirage. : envoyez d'abord un tirage. Un tirage attend l'envoi de ses invitations : envoyez-les ou annulez-le d'abord. : terminez le tirage en attente.
Un candidat tiré dont l'invitation a expiré n'a pas reçu l'email « Pas de place cette fois »
C'est normal : cet email ne part qu'aux candidats jamais tirés. Un candidat dont l'invitation a expiré ou a été refusée voit son statut dans son compte.